Fuente: Maersk

El papel no tan fácil de los servicios aduaneros es mantener un equilibrio entre la facilitación del comercio y la aplicación de leyes y regulaciones. Esta armonía es necesaria para garantizar que las mercancías puedan fluir entre países y al mismo tiempo garantizar que se paguen los derechos correctos y que no se mueva nada ilegal o ilícito. Idealmente, tanto esta habilitación como su cumplimiento deben mejorarse continuamente, pero ¿cómo? La respuesta está en los datos.

¿Cuál es el estado de las aduanas actualmente?

Hoy en día no existe un estándar global en materia de aduanas. Es justo decir que facilitar el comercio está en la agenda de todos los países, pero cada uno sigue diferentes legislaciones aduaneras. En 2009, la Comisión Europea inició el Plan Estratégico Plurianual de Aduanas Electrónicas (MASP-C), para sustituir las aduanas en papel y facilitar la digitalización de estos procesos de aquí a 2025. A pesar de ello, dentro de la UE las aduanas se gestionan mediante un gran cantidad de diferentes códigos, requisitos y obligaciones de presentación de informes. Cada administración nacional complementa la legislación paneuropea con requisitos específicos de cada país en función de las características de sus importaciones/exportaciones. Básicamente, dado que las normas y requisitos siguen estando tan fragmentados, el ecosistema aduanero actual sigue siendo difícil de navegar y gestionar. Además de esto, cuando se analizan los servicios aduaneros, la preparación digital también varía de un país a otro: algunos son extremadamente maduros en el uso de datos y otros donde la disponibilidad de datos no es abundante y los procesos aún se realizan en papel. basado.

Un ejemplo de esto puede ser un país donde los agentes de aduanas todavía conducen por la ciudad para llevar documentos de una oficina gubernamental (donde reciben un sello) a la siguiente (para recibir otro sello) y luego enviarlos por mensajería al puerto para que los sellen. nuevamente, etc. En este escenario, si las cosas no van bien, a veces en el camino se puede perder un documento y luego todo lo demás se retrasa. Esta realidad se ha vuelto aún más difícil durante el COVID-19, ya que de repente la interacción humana ya no fue posible, lo que generó mucha tensión en los procesos administrativos que se llevan a cabo de esta manera. En 2017, el Acuerdo sobre Facilitación del Comercio (AFC) hizo que todos los países firmantes aceptaran el uso de copias electrónicas de los documentos aduaneros, pero esto aún no se ha puesto completamente en práctica.

Hoy en día, de alguna manera todavía existe la creencia de que los documentos en papel son más confiables que un documento digital. Pero, en realidad, la verdad es todo lo contrario, ya que los documentos digitales, una vez que se aplica la firma y el cifrado adecuados, son más confiables, seguros y tienen mayor longevidad que los documentos en papel.

A medida que todos nos acostumbramos a tener y almacenar nuestros datos en línea, de forma lenta pero segura, la mentalidad está cambiando.

¿Qué son las costumbres digitales?

Según el diccionario Merriam Webster, la palabra aduana normalmente define “derechos, peajes o impuestos impuestos por la ley soberana de un país sobre las importaciones o exportaciones”. La digitalización de las aduanas implica el uso de programas de software para recopilar, organizar y gestionar derechos, documentos y datos aduaneros para respaldar el flujo de mercancías dentro del comercio. Hace apenas unos días, en la Conferencia y Exposición Tecnológica de este año de la Organización Mundial de Aduanas se reiteró la importancia de promover la aplicación de la ciencia, la tecnología y la transformación digital dentro del sector aduanero. Pero, ¿cómo pueden las empresas aplicar esto de una manera fácil y de bajo costo?

¿Qué significa digitalizar las aduanas? ¿Como funciona?

La clave para digitalizar las aduanas no está sólo en el formato (convertir el papel en algo digital) sino en tener los datos disponibles de forma estructurada. Todo se reduce a tres aspectos clave: interoperabilidad digital, flujos de trabajo confiables y datos procesables. Al pasar por la aduana, las empresas deben proporcionar documentos de respaldo, como facturas comerciales y listas de empaque. Estos documentos pueden enviarse en formato PDF, es decir, en teoría ya “en formato digital”, pero a menudo pueden ser una fotografía tomada de un documento en papel o, incluso si están correctamente escritos, los datos de este documento no se pueden utilizar porque están desestructurado. “La documentación electrónica, los procesos de despacho automatizados y los estándares internacionales armonizados ayudan a facilitar el flujo de mercancías a través de las fronteras al tiempo que garantizan su legitimidad”, escribe TechHQ. Debido a la falta global de una solución en la nube unificada, la clave para la digitalización de los servicios personalizados es organizar mejor los datos para que puedan poblar correctamente los sistemas personalizados, utilizando soluciones digitales inteligentes que sean buenas para transformar, armonizar y traducir el datos.

¿Cuáles son los beneficios de digitalizar las aduanas?

Velocidad: En lugar de esperar a que llegue un buque y luego evaluar los contenedores que hay en él, un flujo organizado y estructurado donde la información se proporcione antes a la aduana de forma digital puede ayudar a acelerar el proceso. Esto también puede ayudar si faltan ciertos datos o si surgen preguntas adicionales de la aduana, de modo que todos los datos faltantes o incorrectos puedan corregirse de manera oportuna sin retrasar la liberación del contenedor.

Eficiencia: Las empresas utilizan los mismos datos para varios documentos: un conocimiento de embarque, una factura comercial, una lista de embalaje, etc. La digitalización de las aduanas puede ayudar a una marca a pasar de datos no estructurados a datos estructurados. Permite reutilizar información clave en lugar de tener que insertarla manualmente una y otra vez en muchos documentos diferentes a lo largo de la cadena de suministro. Permitiendo procesar datos fácilmente, conectando sistemas entre sí.

Mejor gestión de riesgos y ahorro de costes: las inspecciones innecesarias generan costes y grandes retrasos. Con las aduanas digitales existe la oportunidad de brindar a las aduanas acceso más temprano a más datos para permitir una gestión de riesgos más precisa. Esto puede reducir la cantidad de “falsos positivos” y, por lo tanto, reducir costos y demoras.

Precisión: La digitalización de las aduanas proporciona una mayor uniformidad de los datos, evitando errores y discrepancias. Por ejemplo, si algunos documentos contienen por error un valor de peso diferente para un artículo de carga, o si describen un producto de manera ligeramente diferente, las empresas corren el riesgo de enviar documentos a la aduana con discrepancias en los datos, lo que resulta en inspecciones, demoras o multas costosas.

Control mejorado: los datos procesables proporcionan una visión holística de extremo a extremo de la cadena de suministro. Esto proporciona un control sin precedentes y permite a las empresas tomar decisiones en tiempo real basadas en datos que abren nuevas posibilidades de crecimiento.

¿Cómo pueden las empresas hacer el cambio y adaptarse a las costumbres digitales?

Si manejan sus trámites aduaneros por sí mismas, las empresas pueden digitalizar sus procesos aduaneros implementando los últimos programas de software para facilitar la armonización y gestión de sus documentos y datos aduaneros.

Alternativamente, las empresas también pueden solicitar la ayuda de un proveedor de logística con experiencia en la digitalización de aduanas. Un proveedor puede encargarse del transporte marítimo de una empresa o dirigir la logística, y los mismos datos se pueden utilizar en otras partes del proceso para declaraciones de aduanas, gastos de flete, etc. Los proveedores de logística pueden ayudar brindando apoyo con servicios personalizados básicos, como la importación. declaraciones, declaraciones de exportación, declaraciones de tránsito: encargándonos de todo el proceso aduanero.

Además de eso, los proveedores también pueden ofrecer servicios de consultoría aduanera, utilizando su experiencia operativa, ayudando a las empresas a cubrir las declaraciones, optimizando los derechos, asegurándose de que una empresa aproveche al máximo los acuerdos de libre comercio disponibles, mejorando sus reembolsos de derechos y más. . Por último, los proveedores también pueden ayudar a una empresa a actualizar sus sistemas de datos para empoderarla hacia la digitalización de sus aduanas.

Una mejor gestión de las aduanas, incluida la digitalización de los datos para los servicios aduaneros, es una oportunidad que puede beneficiar tanto a las empresas como a las autoridades aduaneras. “El mundo de las aduanas es muy complejo y presenta muchos obstáculos burocráticos, pero su digitalización puede proporcionar nuevas soluciones que simplifiquen la forma en que manejamos los trámites aduaneros, de modo que las empresas puedan centrarse en sus actividades comerciales principales”, afirma Nicolas Buhmann, director de Digital y SaaS, Servicios de Aduanas de Maersk.

En general, la digitalización de las aduanas puede revolucionar una empresa, reducir las cargas administrativas, combatir las crecientes complejidades aduaneras e impulsar la forma en que las empresas pueden utilizar sus datos aduaneros, de una manera más organizada.